Déléguer ne signifie pas simplement confier des tâches.
C’est un processus stratégique qui, lorsqu’il est bien maîtrisé, vous permet de gagner du temps, de vous concentrer sur votre cœur de métier et de développer votre activité de manière plus sereine.
En tant qu’entrepreneur(e), vous êtes probablement souvent submergé(e) par une charge de travail importante. Vous vous demandez peut-être comment faire pour tout gérer sans vous épuiser.
La réponse est simple : déléguer. Mais déléguer efficacement demande une méthode claire et une collaboration fluide.
Dans cet article, nous allons explorer ensemble les étapes essentielles pour une délégation réussie, afin que vous puissiez reprendre le contrôle de votre temps et optimiser votre activité.
1. Définir clairement vos besoins
Avant de confier une tâche à quelqu’un, il est crucial d’identifier précisément ce que vous souhaitez déléguer.
1.1. Faites une analyse de vos tâches quotidiennes
- Notez toutes les tâches que vous effectuez sur une semaine.
- Classez-les en trois catégories :
- Essentielles : Ce sont les tâches stratégiques liées directement à votre cœur de métier (exemple : coaching, création de contenu).
- Répétitives : Ce sont les tâches chronophages qui pourraient être automatisées ou déléguées (exemple : gestion des emails, facturation).
- Optionnelles : Ce sont des tâches annexes qui, si elles ne sont pas effectuées, n’auront pas d’impact direct sur votre activité (exemple : organisation d’un événement secondaire).
La règle des 80/20 s’applique ici. 80 % de vos résultats proviennent de 20 % de vos actions. Déléguez ce qui ne fait pas partie de ce 20 % stratégique.
1.2. Priorisez les tâches à déléguer
Concentrez-vous sur :
- Les tâches répétitives qui vous prennent trop de temps.
- Les tâches techniques qui nécessitent une expertise particulière.
- Les tâches administratives qui ne génèrent pas directement de revenus.
Exemple : Si vous passez 2 heures par jour à répondre à des emails ou à organiser votre emploi du temps, c’est du temps que vous pourriez consacrer à développer votre activité.
2. Choisir la bonne personne
Déléguer efficacement commence par le choix du bon collaborateur ou partenaire. Il est essentiel de trouver une personne compétente, fiable et alignée avec vos valeurs professionnelles.
2.1. Vérifiez les compétences et l’expérience
- Consultez le portfolio ou les références de la personne.
- Vérifiez qu’elle a une expérience avérée dans le domaine concerné.
- Testez ses compétences avec une petite mission test.
Si vous recherchez une assistante virtuelle pour gérer vos emails, demandez-lui de traiter une boîte de réception fictive pour évaluer sa réactivité et son organisation.
2.2. Assurez-vous d’une bonne compatibilité professionnelle
- La personne doit comprendre votre activité et vos objectifs.
- Elle doit être capable de travailler de manière autonome tout en respectant vos directives.
- La confiance mutuelle est essentielle pour une collaboration fluide.
Lors d’un premier entretien, observez son niveau d’écoute, sa capacité à reformuler vos besoins et à proposer des solutions adaptées.
3. Communiquer efficacement
Une délégation réussie repose sur une communication claire et régulière.
3.1. Exprimez vos attentes clairement
- Détaillez précisément ce que vous attendez (objectifs, délais, résultats).
- Expliquez le contexte général de la tâche (pourquoi elle est importante, quel impact elle aura sur votre activité).
3.2. Partagez vos processus
- Si vous avez une manière spécifique de faire les choses, documentez-la.
- Créez un guide ou une vidéo explicative pour éviter les malentendus.
3.3. Fixez des objectifs précis
- Fixez des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis).
- Prévoyez des points d’étape réguliers pour évaluer l’avancement.
👉 Exemple : Si vous déléguez la gestion de vos réseaux sociaux, indiquez clairement le ton à adopter, le nombre de publications par semaine et le type de contenu attendu.
4. Utiliser des outils adaptés
Les bons outils facilitent la délégation et le suivi des tâches.
4.1. Outils de gestion de projet
- Trello : pour organiser les tâches sous forme de tableaux.
- Asana : pour suivre l’avancement des projets.
- Notion : pour centraliser toutes les informations et processus.
4.2. Outils de communication
- Slack : pour échanger rapidement avec votre équipe.
- Google Workspace : pour partager facilement des documents.
Mon astuce : Créez un espace de travail collaboratif où chaque personne sait exactement ce qu’elle doit faire et à quel moment.
5. Faire confiance et lâcher prise
Déléguer, c’est aussi accepter de ne pas tout contrôler.
- Laissez votre collaborateur prendre des initiatives.
- Évitez le micro-management.
- Faites preuve de bienveillance si une erreur survient.
L’erreur fait partie du processus d’apprentissage. Si une erreur est commise, analysez-la ensemble pour éviter qu’elle ne se reproduise.
6. Évaluer et ajuster
Pour garantir une collaboration efficace sur le long terme, il est important d’évaluer régulièrement le travail accompli.
- Faites un point hebdomadaire pour évaluer les résultats.
- Ajustez si nécessaire la méthode de travail.
- Donnez du feedback constructif.
Un feedback positif et régulier améliore la motivation et la qualité du travail.
7. Vous voulez savoir ce que je peux faire pour vous ?
Je suis dans le milieu administratif depuis plus de 10 ans et j’ai accompagné des dirigeants ainsi que de nombreuses équipes dans le bon déroulement de leurs missions.
Aujourd’hui, j’ai décidé de me mettre à mon compte pour continuer à proposer mes services aux entrepreneurs et petites entreprises.
Je peux vous aider à :
- Identifier les tâches à déléguer.
- Mettre en place des processus efficaces.
- Gérer la communication et le suivi des résultats.
et bien plus encore.
Vous voulez optimiser votre gestion du temps ? Discutons de vos besoins !
