Vous n’arrivez plus à vous y retrouver dans tous vos mails ?
Si chaque matin, vous vous sentez submergé par des dizaines (voire des centaines) de mails non lus, il est temps de mettre en place une méthode simple mais super efficace : la méthode des 3 A.
Ce système intelligent vous permet de trier rapidement vos emails en trois catégories principales :
👉 ACTION
👉 ATTENDRE
👉 À LIRE.
Voici comment fonctionne cette méthode et pourquoi elle peut transformer votre gestion des emails.
1. ACTION : Les tâches à traiter immédiatement
De quoi s’agit-il ?
Cette catégorie regroupe tous les emails qui nécessitent une action de votre part. Ce sont les messages que vous devez :
- Répondre rapidement.
- Traiter en priorité.
- Ajouter à votre liste de tâches si l’action prend plus de temps.
Comment les gérer efficacement ?
- Traitement immédiat : Si la tâche prend moins de 2 minutes, réglez-la tout de suite.
- Planification : Si elle prend plus de temps, ajoutez-la à votre to-do list avec une échéance claire.
Utilisez des libellés ou des couleurs dans votre boîte mail pour identifier facilement ces emails urgents.
2. ATTENDRE : Les emails en attente d’une réponse extérieure
De quoi s’agit-il ?
Cette catégorie concerne les messages pour lesquels vous attendez une action ou une réponse d’autres personnes. Par exemple :
- Un devis demandé.
- Une réponse à une proposition.
- Une confirmation de rendez-vous.
Comment les gérer efficacement ?
- Suivi : Placez ces emails dans un dossier « Attente » et définissez une date de rappel.
- Relance : Si vous n’avez pas de réponse dans les délais, n’hésitez pas à relancer.
👉 Astuce : Certains outils, comme Gmail ou Outlook, proposent des rappels automatiques pour ce type d’emails.
3. À LIRE : Les emails informatifs
De quoi s’agit-il ?
Cette catégorie inclut les newsletters, rapports, et autres messages qui ne nécessitent pas d’action immédiate mais qui contiennent des informations importantes ou intéressantes.
Comment les gérer efficacement ?
- Temps dédié : Planifiez un moment dans la journée ou la semaine pour lire ces emails.
- Tri rapide : Si le contenu ne vous intéresse pas ou est obsolète, supprimez-le sans culpabilité.
👉 Astuce : Créez un dossier « À Lire » pour regrouper ces emails et ne pas encombrer votre boîte principale.
EN BONUS :
ARCHIVE : Pour les emails importants à conserver
De quoi s’agit-il ?
ça vous permet de ranger les emails traités mais que vous souhaitez conserver pour référence future (factures, contrats, conversations importantes).
Comment les gérer efficacement ?
- Organisation : Créez des sous-dossiers par thématique (factures, projets, clients).
- Recherche rapide : Utilisez les fonctions de recherche avancée pour retrouver facilement ces emails.
👉 Astuce : Archivez régulièrement pour garder votre boîte mail principale claire et fonctionnelle.
Pourquoi adopter la méthode des 3 A ?
- Gagnez du temps : Vous traitez vos emails plus rapidement en les classant par priorité.
- Réduisez le stress : Une boîte mail organisée est moins intimidante et plus facile à gérer.
- Améliorez votre productivité : Vous vous concentrez sur ce qui compte vraiment, sans vous perdre dans les détails.
Ne vous noyez plus dans votre boîte mail
Utiliser la méthode des 3 A, elle est simple à mettre en place et peut réellement transformer votre gestion des emails.
Essayez-la et voyez comment elle allège votre quotidien.
Et rappelez-vous, une boîte mail bien gérée, c’est plus de temps et d’énergie pour vous concentrer sur vos vraies priorités.
Si vous souhaitez déléguer cette action et avoir un soutien dans votre gestion administrative, cliquez ici.
Comment vous gérez vos emails actuellement ? Partagez vos astuces ou posez vos questions en commentaire.
